En este artículo te presento las mejores herramientas y aplicaciones para organizar tu tiempo tanto en formato físico como digital para que encuentres lo que mejor te va.
La organización del tiempo puede parecer prescindible para muchos. Pero cuando no te sobra tiempo y quieres aumentar la productividad de tus días, organizar el tiempo de uno se convierte en una tarea fundamental. Porque aprovechar el poco tiempo que tenemos en esta vida, sin duda, es crucial.
Existen muchas formas de organizar el tiempo, pero no todas se adaptan de igual manera al estilo de vida de uno. Es por ello, que cabe la posibilidad de escoger más de un formato y compaginarlos. Todas estas aplicaciones para organizar el tiempo tienen un fin común: aprovechar cada minuto y sentirnos realizados al final del día.
1. Formatos físicos
Agendas
Te presento a tu mejor aliada: la agenda. Puede que solo sea una libreta con páginas en blanco, pero cuando se trata de tu organizador, ¡lo apuntas todo!
Tareas, actividades, nuevos hábitos, ‘to do list’… estas son solo algunas de sus aplicaciones prácticas y funciona así de simple: las apuntas y luego, las haces.
Lo que hay que destacar de las agendas es que hay una gran variedad de tipos y formatos. No me refiero a su portada, sino a la organización de las páginas. Estas pueden tener solo el día y un par de líneas para que escribas o pueden estar más especializadas para lo que estamos buscando: organizar nuestro tiempo.
Esta es la agenda que yo utilizo, muy diferente a la típica agenda escolar:
Como puedes ver, una cara de la hoja está dirigida para describir tu objetivo semanal, ‘to do list’ y un ‘habit tracker’ para que puedas crear nuevos hábitos a la vez que sigues con tu rutina habitual y organizada. Puedes ver más fotos aquí.
Si quieres organizarte con esta agenda como hago yo, haz clic aquí para comprarla.
Las agendas son un puntazo. Te permiten vivir tu presente y planear tu futuro próximo. Su funcionalidad es para objetivos más pequeños, es decir, para programar las actividades diarias y no perder el ritmo. Sin duda, es muy útil sus aplicación para organizar tu tiempo de forma eficiente y efectiva.
Calendarios
Otra herramienta de formato físico para organizarte pueden ser los calendarios. Estos los puedes crear tú misma o puedes imprimirlos.
Los calendarios son muy útiles cuando quieres tener una visión general del mes en el que estás y saber qué actividades harás y en qué momento del día deberás hacerlas para lograr tu objetivo mensual.
Junto con la agenda, estos son mis dos formatos preferidos ya que se complementan. Con un calendario mensual puedo ver lo que está por venir mientras que con la agenda veo el día a día. De tal forma que, al solaparse uno con otro, deben coincidir y complementarse los dos al mismo tiempo. Eso sí, escoger dos herramientas de organización no implica tener más tiempo.
Pizarras
Desde la salida de aplicaciones de organización, las pizarras quedan en desuso, sin embargo, siempre puede haber alguien que vaya a la vieja usanza.
Escribir en una pizarra nos gusta a todos. Sea de tiza, rotulador o digital, se manejan igual. En ellas puedes hacer tu propio calendario mensual o mejor aún, una tabla con 3 columnas dividiendo lo que tienes en: por hacer, lo que estás haciendo y lo que ya has hecho (‘to do’, ‘doing’ y ‘done’). Es un método fácil e intuitivo de gran aplicación para organizar tu tiempo.
Si tienes un objetivo que cumplir, con esta tabla podrás ver los resultados de forma progresiva.
2. Formatos digitales
Hay múltiples formas de usar el mundo digital para organizarse. Sin embargo, en este mundo destacan las aplicaciones o APPs.
La ventaja de las APPs es que ya tienes la plataforma a tu servicio con los días en orden cronológico. Además, son las mejores aliadas para el trabajo en equipo. Estas permiten añadir tareas, dividirlas por categorías y seleccionar qué miembro la realizará. Cuando esta se lleve a cabo, el equipo entero lo sabrá y favorece enormemente a la coordinación de un grupo de trabajo y al avance del proyecto.
A continuación, se nombran algunas aplicaciones para organizar tu tiempo y otros métodos útiles.
Aplicaciones para organizar tu tiempo:
Google Calendar
Google Calendar nos ofrece una visión general del año, del mes y una más específica de los días en los que puedes añadir las tareas a realizar por categoría.
Esta aplicación destaca de las demás por su posible conexión con Gmail siendo más fácil las reuniones y citas que puedes añadir directamente desde tu bandeja de entrada.
Para poder usar esta aplicación para organizar tu tiempo, debes iniciar sesión con tu cuenta de Google o registrarte para obtener una.
Sin embargo, en comparación con otras APPs, Google Calendar escasea de funciones clave que facilitan el trabajo de organizar.
Si quieres probar esta aplicación puedes registrarte aquí.
Todoist
‘Del agobio al control total’, Todoist emplea esta frase para resumir las características y función de su aplicación.
Es perfecta para combinar en un formato de gestión del tiempo tareas tanto a nivel profesional como personal.
Tiene la función de añadir rápido que permite capturar y organizar tareas en segundos con la posibilidad de agruparlas por secciones y subtareas. También cuenta con una fecha de vencimiento periódica por si tienes que hacer una tarea a diario, semanal o mensualmente.
Además, un aspecto importante en el mundo de la organización es la prioridad. Todoist las ordena según su nivel de prioridad para destacar las tareas más importantes del día.
Y cómo no, todo buen planificador tiene su opción para compartir ideas o tareas con otros miembros del equipo. Puedes vincular Todoist a tus archivos, email y calendario para que se añadan automáticamente como tareas o comentarios.
Empieza con Todoist aquí.
Trello
Trello como aplicación web está genial. Tiene un formato fácil de manejar y una visión general clara de todas las tareas para llevar a cabo tu plan.
Cada vez que añades una tarea, te da la opción de ponerle etiquetas por si las quieres separar por temas, fecha de inicio y expiración de la tarea, la posibilidad de asignarle una actividad a un miembro y añadir una descripción y comentarios sobre cómo se lleva la tarea a cabo.
Además de ser gratuita, puedes crear varios proyectos, ya sea con plantillas generadas automáticamente por Trello o, simplemente, crear la tuya propia.
Trello se caracteriza por todas las funciones disponibles en el plan gratuito como crear una “regla” a una de las columnas de trabajo. Por defecto, aparecen tres columnas: ‘to do’, ‘doing’ y ‘done’, pero estas pueden ser reemplazadas y ponerle el título que quieras con el fin de que te organices a tu modo.
Si te interesa Trello puedes probarlo haciendo clic en este enlace.
Taskade
Canva
Canva es una de las mejores aplicaciones para organizar tu tiempo ya que te permite diseñar casi cualquier archivo, desde folletos, portadas, moodboards a ebooks.
Es una buena manera para explotar tu creatividad creando tu hoja de trabajo donde organizarás todas tus actividades. Es decir, crear tu propio calendario o agenda.
Además, esta APP ofrece plantillas gratuitas que puedes modificar para crear tu propuesta. Y para complementar, Canva te permite añadir fotos tanto de tu galería como de su banco de imágenes y elementos gráficos que tienden a hacer el archivo más dinámico.
Te recomiendo Canva si eres una creadora. Te abre muchas puertas y de forma gratuita a elementos y formatos diferentes para que puedas crear lo que quieras y que tu imaginación no se limite.
Canva Pro es la versión mejorada de Canva que te da acceso a más plantillas, imágenes y recursos además de la posibilidad de crear tu Kit de Marca, eliminar los fondos de los archivos que hayas creado y planificar la publicación de contenido en 8 plataformas.
Si quieres obtener más información de Canva Pro, haz clic aquí.
¡Lo mejor para el final! Olvídate de estar entrando en APPs cada día. ¡Tenlo a la vista siempre! Ordena tus carpetas y archiva tus documentos en ellas.
He creado unos fondos de pantalla organizadores gratis y exclusivamente para ti, que estás leyendo esto, para que aún te sea más fácil organizarte si trabajas o no con un ordenador. Haz clic aquí para descargar el fondo de pantalla ahora.
(Siempre actualizamos los fondos de pantalla el primero del mes).
Al fin y al cabo, una buena organización parte de un plan principal en el que se desarrollan las tareas a realizar en un cierto periodo de tiempo. Estas herramientas y aplicaciones para organizar tu tiempo pueden ser muy útiles. Pero, para lograr esto es necesario sentarse 10 minutos a poner las ideas en orden y priorizar tu tiempo.
Ahora bien, puedes decidirte por:
- Olvidarte de este artículo y seguir como hasta ahora, o bien
- Empezar a organizar tu tiempo desde ya
Está claro, la decisión es tuya. Si escoges la primera opción, solo puedo desearte suerte y lo mejor para ti. Pero si eliges la segunda opción, te diré que me alegra saber que estás dispuesta a cambiar tu forma de gestionar tu tiempo y que estoy aquí para ti. Con mis artículos y mis cursos quiero guiarte para que este solo sea el principio de tu nueva vida. ¡Ya verás que un día te valdrá por dos!
La organización siempre ha estado de mi lado para llevar todas mis tareas a cabo en un orden pudiendo entrenar mis dos deportes favoritos a la vez que trabajo y estudio. Y lo que es más importante, ¡durmiendo bien!
Es por eso que, si te falta motivación o no sabes muy bien lo que andas buscando quiero invitarte a leer la guía definitiva para encontrar la motivación en tu vida. La motivación es nuestro motor de arranque y tenemos que hacer que funcione para lograr lo que realmente queremos: pasar más tiempo con tu familia, viajar más, crear tu negocio digital, empezar con el deporte…
Date tiempo para que el proceso de sus resultados, ¡los pasitos de hormiga son los que te llevarán más lejos! El primer paso es estar motivada, ¿lo estás? Lee la guía definitiva que te ayudará a encontrar la motivación.
Es tu turno para tomar acción.
